Ecosistema Avanbox · Empresas

Facturas que pasan solas a tu ERP. Y todos tus documentos, en orden.

En muchas empresas, los datos de cada factura de proveedor y de cada albarán se siguen tecleando a mano en el ERP, el programa de gestión de la empresa. Los documentos están repartidos entre el correo, los discos compartidos, OneDrive y el papel, y los contratos, seguros y certificados caducan sin que nadie lo vea venir.

Avanbox lee las facturas, las pasa a tu ERP junto a su pedido y su albarán, y guarda cada documento en su expediente. Es un gestor documental: no sustituye a tu ERP, lo complementa.

El ecosistema Avanbox En el centro, el gestor documental Core. Conectados a él, el portal Nova, Astra para las facturas y el ERP de la empresa. Alrededor, documentos sueltos que entran en el sistema. Core Nova Portal de proveedores y clientes Astra Lectura de facturas y conciliación Tu ERP conectado por API
El ecosistema

Core en el centro, conectado a tu ERP

Avanbox es la aplicación de Documelia. En el centro está Core, el gestor documental; a su alrededor, Nova y Astra; y todo ello conectado al ERP que tu empresa ya utiliza.

Esquema del ecosistema Avanbox Core, el gestor documental, en el centro. A su izquierda Nova, el portal por el que entran proveedores y clientes. A su derecha Astra, que lee las facturas y concilia con el banco. Debajo, el ERP de la empresa, conectado por API, y Aura como ERP alternativo de la propia suite. Una sola instalación sirve a todas las sociedades de un grupo. UNA INSTALACIÓN PARA TODAS LAS SOCIEDADES DEL GRUPO API El portal Los proveedores dejan sus facturas y los clientes reciben, organizadas, las de la empresa. El gestor documental Expedientes, flujos de trabajo y archivo. Las facturas y el banco Lectura con dos IA cruzadas, pantalla de cotejo y conciliación bancaria. Proveedores y clientes entran por el portal Tu ERP Integración por API con cualquier ERP Tu banco conectado mediante un servicio Aura el ERP de la propia suite Avanbox, si lo prefieres
Tu empresa ya ha invertido en su ERP. No lo cambies: poténcialo.

Avanbox se integra por API —una conexión directa entre programas— con cualquier ERP. Lo complementa, no lo sustituye.

Grupos de empresas

Una sola instalación para todas las sociedades, con permisos por sociedad y por usuario.

Y si tu ERP no te convence…

Aura, el ERP de la propia suite Avanbox.

Caso destacado

Facturas de proveedor: entran en tu ERP sin teclearlas

Nova · Astra · Core · ERP

Situación
Las facturas de proveedor llegan por distintas vías y alguien las teclea a mano en el ERP y busca después su pedido y su albarán.
Qué hace Avanbox
Las facturas llegan por Nova o por correo, las leen las dos inteligencias artificiales, se revisan en la pantalla de cotejo de Astra y pasan al ERP grapadas con su pedido y su albarán.
Resultado
Las facturas entran en el ERP sin teclearlas, cada una junto a su pedido y su albarán.
  1. Nova o correollega la factura
  2. Dos IAla leen y se cruzan
  3. Cotejo en Astrase revisa y se valida
  4. Tu ERPcon pedido y albarán

Cuándo se valida sola. Solo cuando se cumplen las dos condiciones a la vez: el proveedor está en la lista blanca y las dos lecturas coinciden. En cualquier otro caso, la factura la revisa una persona en Astra.

De 7.200 facturas de formatos muy distintos, solo en 6 hubo que corregir a mano algún dato leído.

Recepción

Recepción en el muelle

Se configura para tu empresa

Situación
Empresas con muelle de recepción y mucha variedad de artículos, donde cada albarán recibido hay que comprobarlo contra su pedido de compra.
Qué hace Avanbox
Configuramos para tu empresa una pantalla de cotejo de los pedidos de compra con los albaranes recibidos. No es una pantalla de serie: se prepara según cómo recepciona cada cliente.
Resultado
Menos tiempo y menos errores al recepcionar.
Cotejo de un pedido de compra con el albarán recibido, línea a línea PEDIDO ALBARÁN
Core

Core: expedientes para procesos con burocracia

Un expediente es una carpeta especial que reúne todo lo de un mismo caso. Cada sector tiene los suyos:

Cuanto más papeleo mueve un proceso, más se nota tener cada documento en su sitio, con sus datos, sus avisos y su historial.

Pantalla principal de Avanbox Core: a la izquierda el árbol de carpetas, con flujos de trabajo, plantillas, expedientes y bandejas de usuario; a la derecha el contenido de la carpeta, con sus documentos y etiquetas
Parece el Explorador de Windows. Árbol de carpetas a la izquierda y contenido a la derecha: el usuario empieza a trabajar desde el primer día.
  • Patrones y documentos pendientes: al dar de alta un empleado o un cliente se crean de golpe los huecos de los documentos que hacen falta (DNI, contrato, protección de datos…), y se ve de un vistazo qué falta.
  • Etiquetas y esquemas: cada documento lleva sus datos (cliente, fecha, importe…) y se busca por ellos o por cualquier palabra de su interior, gracias al reconocimiento de texto.
  • La «grapadora»: vincula una factura con su pedido, su albarán o su contrato, sin duplicar archivos.
Menú de nuevo documento en Avanbox Core: desde mis plantillas, desde mis patrones, desde mi ordenador, desde mi escáner, desde el registro de entrada o de salida, y documento pendiente
Nuevo documento: desde un patrón, desde el escáner o como documento pendiente.
Casos concretos

Vencimientos, correo, papel y firma

Cuatro casos más, de la situación al resultado.

Vencimientos bajo control

Avisos por correo y SMS
Situación
Contratos, seguros, certificados de proveedores, la ITV de la flota, autorizaciones: documentos con fecha de caducidad repartidos por toda la empresa.
Qué hace Avanbox
El sistema detecta que algo va a caducar y avisa por correo electrónico y por SMS al responsable. Se renueva el documento y se le pone un sello de validado.
Resultado
Los vencimientos dejan de escaparse, y todo queda registrado.
  1. Va a caducar
  2. Aviso al responsable
  3. Se renueva
  4. Sello de validado
Ventana de gestión de sellos de Avanbox Core, con un sello seleccionado para aplicarlo a un documento
Gestión de sellos en Core.

El correo, al expediente

Un único PDF buscable
Situación
Buena parte de la historia de un caso está en el correo: mensajes de ida y vuelta, con sus adjuntos, en el buzón de cada persona.
Qué hace Avanbox
Un hilo de correo con sus adjuntos se guarda como un único PDF buscable dentro del expediente.
Resultado
La conversación completa queda en el expediente, junto al resto de documentos del caso, y se puede buscar.
Un hilo de varios correos con adjuntos se convierte en un único PDF dentro del expediente PDF EXPEDIENTE

Papel y carpetas que archivan solas

Escaneo masivo · Carpetas sincronizadas
Situación
Montones de papel por archivar y documentos que llegan a diario, que alguien tiene que leer, clasificar y guardar uno a uno.
Qué hace Avanbox
Escaneo masivo con hojas QR de separación, que indican dónde acaba un documento y empieza el siguiente. Y carpetas sincronizadas de Windows: basta con soltar un documento en ellas para que se lea, se clasifique y vaya a su expediente.
Resultado
El papel y los ficheros llegan a su expediente sin archivarlos a mano.
Menú de una carpeta de Avanbox Core, con las opciones de generar guías de escaneado QR y de sincronizaciones
Menú de una carpeta de Core: guías de escaneado QR y sincronizaciones.
Ventana de Avanbox Core al adjuntar un documento: adjuntar, adjuntar y etiquetar, adjuntar y registrar, con la casilla de reconocimiento de texto marcada
Al adjuntar un documento, Core puede aplicarle el reconocimiento de texto.

Firma

Autofirma · FNMT · DNI electrónico
Situación
Documentos que hay que firmar con certificado y que, para firmarlos, salen del sitio donde están archivados.
Qué hace Avanbox
Firma digital con Autofirma y certificado (FNMT, DNI electrónico) desde el propio gestor.
Resultado
El documento se firma donde está guardado, sin sacarlo del gestor.
Un documento firmado digitalmente con certificado
Seguridad y control

Cada documento, protegido y con su historial

Frente al riesgo de fugas, de incumplir la protección de datos o de perder información, Avanbox protege cada documento y deja constancia de todo lo que se hace con él.

  1. Se cifra al subirlo
  2. Lo ve quien tiene permiso
  3. Guarda sus versiones
  4. Todo queda registrado

Versiones

Se guardan las versiones de cada documento: cuál es cada una, de cuándo y quién la guardó.

Ventana de versiones de un documento en Avanbox Core: versión 1.00 y versión 1.01, con su tamaño, su fecha y el usuario que la guardó

Trazabilidad completa

Quién abrió cada documento, quién lo modificó, lo imprimió o lo envió. El historial se consulta en el propio documento.

Ventana de trazabilidad de un documento en Avanbox Core: historial de actuaciones (creado, abierto, modificado, visualizado, etiquetas actualizadas) con fecha, hora y usuario
Por qué Avanbox

Para que entre toda la empresa, sin cambiar lo que ya funciona

Clientes

Confían en nosotros

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